Privatlivspolitik

På denne side kan du læse Volunteerlys privatlivspolitik.

Version 1.2

1. Dataansvarlig

Volunteerly ApS, CVR-nr. 45475719, er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, som indsamles via platformen lokalfrivillig.dk og eventuelle individuelle platforme afledt heraf, hvor brugere opretter sig for at finde og tilmelde sig frivillige arrangementer.

I forbindelse med din brug af platformen, herunder deltagelse i arrangementer organiseret af partnere som fx kommuner, er Volunteerly ApS og den relevante arrangør fælles dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger.

For behandlinger relateret til platformens funktion og administration er Volunteerly ApS alene dataansvarlig.

2. Typer af oplysninger vi behandler

Når du opretter en profil og bruger platformen, indsamler og behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

  • Navn, e-mail, telefonnummer, fødselsdato, postnummer, profilbillede, t-shirt størrelse, diæt og krypteret password
  • Informationer du angiver om interesser og tilgængelighed
  • Tilmeldinger til arrangementer
  • Data om fremmøde
  • Teknisk brugsdata (logindata, IP-adresse, browser, enhedstype)
  • Kommunikation via platformen

Vi beder dig ikke om at dele følsomme oplysninger som fx helbredsoplysninger, religion eller politisk holdning. Undlad venligst at skrive sådan noget i fritekstfelter.

3. Formål og behandlingsgrundlag

Når du bruger Volunteerly, har vi brug for nogle af dine oplysninger for at kunne tilbyde dig platformens funktioner. Her kan du se, hvad vi bruger dem til – og hvorfor det er lovligt:

Vi bruger dine oplysninger til at:

  • Oprette og administrere din brugerprofil
  • Vise dig arrangementer, der matcher dine interesser
  • Sende dig information om dine tilmeldinger og ændringer
  • Til at vurdere om du kan varetage vagten du har anmodet om (menneskelig vurdering)
  • Overholde lovkrav – fx sikkerhed, logning eller dokumentation

Derfor må vi behandle dine oplysninger:

  • Fordi det er nødvendigt for, at du kan bruge platformen og deltage i arrangementer
  • Fordi vi har en legitim interesse i at forbedre og beskytte vores platform
  • Fordi vi i nogle tilfælde er forpligtet til det ved lov (fx for at sikre driften)

I nogle situationer beder vi dig også om samtykke – fx hvis du gerne vil modtage nyhedsbreve fra Volunteerly eller dine tilknyttede arrangører. Du kan altid sige nej eller trække dit samtykke tilbage.

4. Om brug af profilering og automatisering

Vi bruger oplysninger, du selv har givet os – som interesser og tidligere arrangementer – til at vise dig arrangementer, der passer til dig.

  • Det sker automatisk, men det påvirker dig ikke på en måde, der har stor betydning – fx bliver du ikke sorteret fra eller vurderet.
  • Vi træffer ikke afgørelser kun baseret på automatiske systemer.
4A. Behandling baseret på samtykke

Nogle former for behandling sker kun, hvis du giver dit udtrykkelige samtykke. Dette gælder:

  • Udsendelse af nyhedsbreve og opdateringer om frivilligtilbud fra Volunteerly og dine tilknyttede organisationer.
  • Udsendelse af push notifikationer som supplement til kommunikation

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage via dine profilindstillinger eller ved at skrive til info@volunteerly.dk. Det ændrer ikke noget ved lovligheden af behandlinger der sket før du tilbagetrak dit samtykke.

5. Deling af oplysninger

Når du tilmelder dig et arrangement via platformen, deles dine oplysninger med den pågældende arrangør, fx en kommune eller en forening. Der vil altid være indgået en aftale om fælles dataansvar mellem Volunteerly og arrangøren.

Dette indebærer, at både Volunteerly og arrangøren har fælles ansvar for at beskytte dine oplysninger og sikre, at dine rettigheder som registreret bliver overholdt. Du vil i tilmeldingsflowet blive informeret om arrangøren og have adgang til deres privatlivspolitik.

Vi benytter betroede databehandlere til drift og vedligeholdelse af platformen. Disse handler udelukkende efter vores instruks og er underlagt databehandleraftaler (jf. art. 28).

Vi bruger “Google reCAPTCHA” til at beskytte vores formularer på vores hjemmeside (ikke I vores platform) mod misbrug. reCAPTCHA analyserer brugerens adfærd (fx IP-adresse, musebevægelser og tastetryk) for at afgøre, om der er tale om et menneske eller en automatiseret bot. Behandlingen for at beskytte vores hjemmeside. Data, der indsamles af Google, behandles i overensstemmelse med Googles privatlivspolitik og vilkår, som kan læses her:

6. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe din profil er aktiv. Ved inaktivitet slettes kontoen og tilhørende oplysninger efter 24 måneder. Oplysninger om konkrete tilmeldinger anonymiseres ved sletning af en profil.

7. Dine rettigheder

Du har ret til:

  • Indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
  • Rettelse af forkerte oplysninger
  • Sletning af oplysninger (“retten til at blive glemt”)
  • Begrænsning og indsigelse mod visse behandlinger
  • Dataportabilitet ved behandling baseret på samtykke eller kontrakt

Ved fælles dataansvar kan du rette henvendelse til både Volunteerly ApS og arrangøren med spørgsmål om dine oplysninger. Vi har aftalt, hvordan vi i fællesskab håndterer dine, og vi hjælper hinanden med at sikre, at du får svar inden for lovens frist.

Kontakt os på info@lokalfrivillig.dk for spørgsmål eller anmodninger vedrørende dine rettigheder.

8. Ændringer

Denne privatlivspolitik opdateres løbende, og kan ændres med 14 dages varsel. Du vil blive orienteret ved væsentlige ændringer via platformen eller e-mail. Fortsat brug efter ændringen er trådt I kraft betyder, at du accepterer den nye politik.

9. Klageadgang

Hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger er i strid med databeskyttelseslovgivningen, kan du klage til Datatilsynet:

Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.

Version 1.0

Aftale om fælles dataansvar

Mellem:

Arrangøren der udfylder formularen

OG

Volunteerly ApS
CVR: 45475719
(Herefter benævnt som Volunteerly)

1. Formål og baggrund

Denne aftale fastlægger fordelingen af ansvar, når Volunteerly ApS og Arrangøren behandler personoplysninger i fællesskab i forbindelse med brug af platformen Volunteerly.dk.

Volunteerly og Arrangøren har fælles dataansvar, fordi arrangøren får adgang til Volunteerlys brugerbase af frivillige via platformen.

  • Volunteerly er ansvarlig for driften af platformen og behandlingen af brugernes profiler.
  • Arrangøren er ansvarlig for behandlingen i forbindelse med egne arrangementer og medlemskaber.
  • Det fælles ansvar knytter sig til tilknytningen mellem bruger og arrangør, hvor oplysninger deles for at muliggøre tilmelding og medlemsaktiviteter.
2. Roller og ansvar

Volunteerly ApS:

  • Drift, sikkerhed og udvikling af platformen.
  • Oprettelse og vedligehold af brugerprofiler.
  • Understøttelse af kommunikation mellem arrangører og frivillige.

Arrangøren:

  • Planlægning og afvikling af arrangementer.
  • Kommunikation med frivillige og medlemmer.
  • Dokumentation og opfølgning i forbindelse med arrangementer og medlemskaber.

Begge parter er ansvarlige for at behandle oplysninger lovligt og efter GDPR.

3. De registreredes rettigheder
  • Volunteerly er den primære kontakt for brugere, der ønsker at udøve deres rettigheder (indsigt, rettelse, sletning mv.).
  • Hvis arrangøren modtager en henvendelse om at en registreret på Volunteerly platformen ønsker at udøve deres rettigheder, sendes denne straks videre til Volunteerly.
  • Hvis en henvendelse vedrører oplysninger, som arrangøren alene har behandlet (fx medlemsdata eller lokalt gemte oplysninger), skal arrangøren bistå Volunteerly med at besvare henvendelsen.
  • Parterne forpligter sig til at samarbejde, så brugernes rettigheder kan udøves fuldt ud.
3a. Oplysningspligt
  • Volunteerly opfylder oplysningspligten over for de registrerede for de oplysninger, der indsamles i forbindelse med oprettelse og brug af en brugerprofil på platformen. Dette sker gennem Volunteerlys privatlivspolitik.
  • Arrangøren opfylder oplysningspligten over for brugerne for de oplysninger, der behandles i forbindelse med egne arrangementer og medlemskaber. Dette sker gennem arrangørens privatlivspolitik.
  • Parterne forpligter sig til at sikre, at brugerne altid kan få klar og let tilgængelig information om, hvordan deres oplysninger behandles, og hvordan de kan udøve deres rettighede
4. Sikkerhed og brud
  • Begge parter skal sikre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
  • Hvis en part bliver opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, skal den straks informere den anden part og samarbejde om at håndtere sagen og eventuel indberetning til Datatilsynet.
5. Overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer.

Ingen af parterne er berettiget til at overføre personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, med mindre andet er aftalt I den eventuelt selvstændige databehandleraftale mellem de dataansvarlige.

6. Ikrafttræden og varighed
  • Aftalen træder i kraft, når Arrangøren accepterer den digitalt via Volunteerly-platformen.
  • Aftalen gælder, så længe arrangøren bruger platformen.
7. Klager
  • Hvis en bruger klager over behandlingen af personoplysninger, håndteres klagen af den part, som klagen vedrører.
  • Volunteerly kan i nødvendigt omfang videresende dele af en klage til arrangøren, hvis sagen vedrører arrangørens behandling.
  • Brugeren orienteres altid om, hvilken part der behandler klagen, og kan klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).
8. Ændringer
  • Volunteerly kan foretage mindre ændringer i denne aftale (fx kontaktoplysninger eller sproglige præciseringer) med 30 dages varsel.
  • Væsentlige ændringer, som påvirker arrangørens rettigheder eller forpligtelser, kræver arrangørens accept.
  • Hvis arrangøren ikke ønsker at acceptere væsentlige ændringer, kan samarbejdet ophøre.

Standard Privatlivspolitik

Version 1.0
🇩🇰
1. Hvem er vi?

[Arrangørens navn]
[Adresse]
[CVR-nummer]
[Kontaktperson og e-mail]

Vi er fælles dataansvarlige sammen med Volunteerly ApS (CVR 45475719), når du bruger Loaklfrivillig.dk til at tilmelde dig vores arrangementer.

Volunteerly driver platformen og håndterer drift, sikkerhed og brugerprofiler. Vi står for planlægning og afvikling af arrangementet.

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

Vi behandler de oplysninger, du har oprettet på Volunteerly, som beskrevet i deres privatlivspolitik – fx navn, kontaktoplysninger og tilmeldinger.

Vi bruger oplysningerne i forbindelse med det konkrete arrangement og, hvis du har en tilknytning til os som medlem, også i forhold til dit medlemskab.

3. Hvad bruger vi dine oplysninger til?

Vi bruger dine oplysninger til at:

  • Planlægge og koordinere arrangementer, du har tilmeldt dig
  • Kommunikere med dig før, under og efter arrangementet
  • Dokumentere deltagelse af hensyn til sikkerhed eller myndighedskrav

Når du tilknytter dig vores organisation (fx som frivillig eller medlem), kan vi sende dig information om vores nye arrangementer og frivilligopgaver. Dette er en naturlig del af din tilknytning og kræver ikke særskilt samtykke.

Hvis vi ønsker at sende dig markedsføring, fx tilbud til gæster eller fra samarbejdspartnere, vil vi bede om dit særskilte samtykke.

4. Hvad er det lovlige grundlag for det?

Vi behandler dine oplysninger, fordi:

  • det er nødvendigt for, at du kan deltage i arrangementet
  • vi har en legitim interesse i at organisere og dokumentere frivillige indsatser
  • vi kan være forpligtet til det af lovgivning
  • markedsføring sker kun, hvis du har givet særskilt samtykke
5. Hvor længe gemmer vi dine oplysninger?

Vi opbevarer personoplysninger I forbindelse med et konkret arrangement i op til 12 måneder efter arrangementets afholdelse.

Hvis du er medlem, opbevares dine oplysninger, så længe dit medlemskab består.

6. Hvem deler vi oplysninger med?

Vi deler kun oplysninger med relevante personer i vores organisation og med Volunteerly som fælles dataansvarlig. Vi videregiver ikke oplysninger til andre, medmindre det er nødvendigt af hensyn til afvikling eller sikkerhed.

7. Dine rettigheder

Du har ret til:

  • At få indsigt i de oplysninger, vi har om dig
  • At få rettet eller slettet dine oplysninger
  • At trække et evt. samtykke tilbage
  • At klage til Datatilsynet via datatilsynet.dk

Du kan kontakte både os og Volunteerly for at udøve dine rettigheder.

8. Kontakt og spørgsmål

[Kontaktperson og e-mail]

9. Ændringer

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i vores behandling af personoplysninger eller i den gældende lovgivning.

Hvis vi foretager væsentlige ændringer, vil alle, der tidligere har accepteret privatlivspolitikken, modtage en e-mail med information om ændringerne og et link til den opdaterede version.

Den til enhver tid gældende version vil altid være tilgængelig via Lokalfrivillig.

Standard Privacy Policy

Version 1.0
🇬🇧
1. Who are we?

[Organizer’s name]
[Address]
[Company registration number]
[Contact person and email]

We are joint data controllers together with Volunteerly ApS (CVR 45475719) when you use Volunteerly.dk to sign up for our events.

Volunteerly operates the platform and handles hosting, security, and user profiles. We are responsible for planning and running the event.

2. What information do we process?

We process the information you have registered with Volunteerly, as described in their privacy policy – e.g. name, contact details, and event registrations.

We use the information in connection with the specific event you sign up for and, if you are connected to us as a member, also in relation to your membership.

3. What do we use your information for?

We use your information to:

  • Plan and coordinate events you have registered for
  • Communicate with you before, during, and after the event
  • Document participation for safety or regulatory purposes

When you connect with our organisation (e.g. as a volunteer or member), we may send you information about our new events and volunteering opportunities. This is a natural part of your connection and does not require separate consent.

If we wish to send you marketing, such as offers for guests or from partners, we will ask for your separate consent.

4. What is the legal basis?

We process your information because:

  • it is necessary for you to participate in the event
  • we have a legitimate interest in organising and documenting volunteering activities
  • we may be required to do so by law
  • marketing only takes place if you have given separate consent
5. How long do we keep your information?

We store personal data related to a specific event for up to 12 months after the event has taken place.

If you are a member, we keep your information for as long as your membership continues.

6. Who do we share your information with?

We only share information with relevant people in our organisation and with Volunteerly as joint data controller. We do not disclose your information to others unless it is necessary for the execution or safety of the event.

7. Your rights

You have the right to:

  • Access the information we hold about you
  • Have your information corrected or deleted
  • Withdraw any consent you may have given
  • Lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency via www.datatilsynet.dk

You can contact both us and Volunteerly to exercise your rights.

8. Contact and questions

[Contact person and email]

9. Changes

We may update this privacy policy if there are changes to how we process personal data or to applicable legislation.

If we make substantial changes, everyone who has previously accepted the policy will receive an email with information about the changes and a link to the updated version.

The most recent version will always be available through Lokalfrivillig.

Tak, vi tager kontakt til dig!

Få en demo