Version 1.0

Aftale om fælles dataansvar

Mellem:

Arrangøren der udfylder formularen

OG

Volunteerly ApS
CVR: 45475719
(Herefter benævnt som Volunteerly)

1. Formål og baggrund

Denne aftale fastlægger fordelingen af ansvar, når Volunteerly ApS og Arrangøren behandler personoplysninger i fællesskab i forbindelse med brug af platformen Volunteerly.dk.

Volunteerly og Arrangøren har fælles dataansvar, fordi arrangøren får adgang til Volunteerlys brugerbase af frivillige via platformen.

  • Volunteerly er ansvarlig for driften af platformen og behandlingen af brugernes profiler.
  • Arrangøren er ansvarlig for behandlingen i forbindelse med egne arrangementer og medlemskaber.
  • Det fælles ansvar knytter sig til tilknytningen mellem bruger og arrangør, hvor oplysninger deles for at muliggøre tilmelding og medlemsaktiviteter.
2. Roller og ansvar

Volunteerly ApS:

  • Drift, sikkerhed og udvikling af platformen.
  • Oprettelse og vedligehold af brugerprofiler.
  • Understøttelse af kommunikation mellem arrangører og frivillige.

Arrangøren:

  • Planlægning og afvikling af arrangementer.
  • Kommunikation med frivillige og medlemmer.
  • Dokumentation og opfølgning i forbindelse med arrangementer og medlemskaber.

Begge parter er ansvarlige for at behandle oplysninger lovligt og efter GDPR.

3. De registreredes rettigheder
  • Volunteerly er den primære kontakt for brugere, der ønsker at udøve deres rettigheder (indsigt, rettelse, sletning mv.).
  • Hvis arrangøren modtager en henvendelse om at en registreret på Volunteerly platformen ønsker at udøve deres rettigheder, sendes denne straks videre til Volunteerly.
  • Hvis en henvendelse vedrører oplysninger, som arrangøren alene har behandlet (fx medlemsdata eller lokalt gemte oplysninger), skal arrangøren bistå Volunteerly med at besvare henvendelsen.
  • Parterne forpligter sig til at samarbejde, så brugernes rettigheder kan udøves fuldt ud.
3a. Oplysningspligt
  • Volunteerly opfylder oplysningspligten over for de registrerede for de oplysninger, der indsamles i forbindelse med oprettelse og brug af en brugerprofil på platformen. Dette sker gennem Volunteerlys privatlivspolitik.
  • Arrangøren opfylder oplysningspligten over for brugerne for de oplysninger, der behandles i forbindelse med egne arrangementer og medlemskaber. Dette sker gennem arrangørens privatlivspolitik.
  • Parterne forpligter sig til at sikre, at brugerne altid kan få klar og let tilgængelig information om, hvordan deres oplysninger behandles, og hvordan de kan udøve deres rettighede
4. Sikkerhed og brud
  • Begge parter skal sikre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
  • Hvis en part bliver opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, skal den straks informere den anden part og samarbejde om at håndtere sagen og eventuel indberetning til Datatilsynet.
5. Overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer.

Ingen af parterne er berettiget til at overføre personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, med mindre andet er aftalt I den eventuelt selvstændige databehandleraftale mellem de dataansvarlige.

6. Ikrafttræden og varighed
  • Aftalen træder i kraft, når Arrangøren accepterer den digitalt via Volunteerly-platformen.
  • Aftalen gælder, så længe arrangøren bruger platformen.
7. Klager
  • Hvis en bruger klager over behandlingen af personoplysninger, håndteres klagen af den part, som klagen vedrører.
  • Volunteerly kan i nødvendigt omfang videresende dele af en klage til arrangøren, hvis sagen vedrører arrangørens behandling.
  • Brugeren orienteres altid om, hvilken part der behandler klagen, og kan klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).
8. Ændringer
  • Volunteerly kan foretage mindre ændringer i denne aftale (fx kontaktoplysninger eller sproglige præciseringer) med 30 dages varsel.
  • Væsentlige ændringer, som påvirker arrangørens rettigheder eller forpligtelser, kræver arrangørens accept.
  • Hvis arrangøren ikke ønsker at acceptere væsentlige ændringer, kan samarbejdet ophøre.